Datenanalyse IDA
Nutzenkatalog
Welcher Nutzen aus einer Datenanalyse gezogen werden kann, wird zunächst von der Fragestellung richtungsweisend geprägt. Der Nutzen hat im Zentrum der Überlegungen zu stehen.
Die Fragen sind, unter Berücksichtigung der unternehmensspezifischen Situation und dem verfolgten Zweck, also auf den konkreten Einzelfall bezogen, präzise zu formulieren.
Es gilt: Nur klare Fragen können zu ebensolchen Antworten führen.
Die untenstehenden Fragen sollen lediglich einen Denkanstoß liefern. Die Gründe warum es Geschäftsfälle, Ereignisse u.Ä. zu einer konkreten Frage gibt, sind mannigfaltig. Das können Schwächen des Internen Kontrollsystems, IT-Programmfehler, IT-Anwendungsfehler, menschliche Irrtümer, Schlampigkeit, Überbelastung und vieles mehr, aber auch Fraud sein.
Regelmäßig strahlen die dabei gewonnenen Erkenntnisse im besonderen Maße in die Zukunft aus.
In den folgenden beispielhaften Fragen wird der erzielbare Nutzen nach
kategorisiert. In der Praxis zeigt sich jedoch, dass der nutzenstiftende Effekt oft nicht nur einer einzigen Kategorie zugeordnet werden kann.
1. beispielhafte Fragen zu Erträge realisieren
Es soll festgestellt werden, ob sämtliche zu fakturierenden Warenlieferungen tatsächlich an Kunden verrechnet wurden. Der angestrebte Nutzen besteht darin, Versäumnisse der Fakturierung zu erkennen und allenfalls noch verrechenbare Umsatzerlöse zu ermitteln.
Es gilt systemwidrige Lücken in der Nummernfolge zu erkennen und die Gründe dafür zu erheben. Der Nutzen könnte darin bestehen, dass die nicht verbuchten Ausgangsrechnungen festgestellt und dem Kunden übermittelt werden könnten. Eine Verbesserung der Geschäftsprozesse könnte auch angestoßen werden.
Wenn Belege mit großer zeitlicher Verspätung verbucht werden, ist damit oft ein Verlust der Inanspruchnahmemöglichkeit des Skontos verbunden. Die Erkenntnisse können für zukünftige Geschäftsfälle genutzt und der entsprechende Skontoertrag realisiert werden.
Die festgestellten Ursachen für nicht vertragskonforme Kundenvorteile, können zur Verbesserung der Geschäftsprozesse genutzt werden. Möglicherweise sind auch entsprechende Nachverrechnungen an Kunden durchsetzbar.
Eine ABC-Analyse nach individuellen Kriterien kann einen sehr umfassenden Einblick in die Kundenbeziehungen ermöglichen. Die Erkenntnisse daraus könnten beispielsweise für die strategische Unternehmensplanung genutzt werden.
2. beispielhafte Fragen zu Kosten senken
Doppel(Mehrfach)-Verbuchungen von Eingangsrechnungen sind aufgrund der wirtschaftlichen Auswirkungen besonders kritisch. Eine doppelt bzw. mehrfach eingebuchte Eingangsrechnung kann infolgedessen zu Doppel(Mehrfach)-Zahlungen führen. Die Geschäftsprozesse sind unbedingt anzupassen, damit derartige Ereignisse zukünftig verhindert werden. Ob bisherige Überzahlungen rückgefordert werden können, ist im Einzelfall zu prüfen.
Eine mindere Qualität des Rechnungswesens kann breitgestreute wirtschaftliche Auswirkungen haben (z.B. verspätete Mahnungen von Kunden führt zu eigenem Liquiditätsengpass; Kundenobligo wird überschritten und die damit entstehenden unbesicherten Forderungen werden im Insolvenzfall nur mit einer niedrigen Quote bedient) und eine massive Kostenbelastung bewirken. Der Nutzen eines qualitätsvollen Rechnungswesens ist evident.
Beispielsweise könnte aus filialbezogenen Umsatztagesanalysen Erkenntnisse für die Personaleinsatz-Planung gewonnen und Nichtleistungskosten oder Überstunden vermieden werden.
Das Nichterfassen von tatsächlichen Warenlieferungen im Warenwirtschaftssystem kann zu wiederholten Bestellungen und in weiterer Folge zu überhöhten Lagerbeständen mit nachgelagerten Lagerabwertungen führen. Regelmäßig sind damit erhöhte Lagerkosten (Kapitalbindung, Lagerraum, Manipulation) verbunden. Das Erkennen von solchen Vorkommnissen kann die angeführten Lagerkosten verringern. Ein damit in Verbindung stehender Schwund ist nicht auszuschließen. Die eingerichteten Geschäftsprozesse sind kritisch zu hinterfragen.
Beispielsweise könnte ein Zusammenhang zwischen Provisionsaufwand und den Geschäftsabschlüssen bestehen. Die tatsächlichen Reisekosten stehen mit den üblicherweise vorhandenen internen Richtlinien für Reisekostenabrechnungen in Beziehung. Es könnten damit überhöhte Provisionen oder Reisekosten erkannt werden.
3. beispielhafte Fragen zu Geschäftsprozesse verbessern
Nicht verbuchte Eingangsrechnungen führen in der Regel zu wirtschaftlichen Fehlinformationen und können damit in den unternehmerischen Entscheidungen nicht berücksichtigt werden.
Die bankmäßige Nichtdurchführung bzw. Rückabwicklung aufgrund eines ungültigen IBANs macht Nachbearbeitungen erforderlich und könnte auch zu intransparenten Prozessen führen.
Die Verbuchung auf Sammelkonten erschwert die weitere Behandlung (z.B. Zahlungen) bzw. macht die Prozesse intransparent und kann auch mit anderen Risiken verbunden sein. Die Geschäftsprozesse sind passend nachzuschärfen.
4. beispielhafte Fragen zu Fraud verhindern
Ein unternehmensübergreifender Datenzugang zu den sensiblen Personaldaten wird im Allgemeinen bereits intern aufgrund organisatorischer Regelungen unterbunden. Demnach bleiben solche Mehrfach-Dienstverhältnisse oft lange im Verborgenen. Eine gemeinsame Datenbasis ist erst herzustellen und zu analysieren.
Das zweite Lieferanten-Konto könnte missbräuchlich zur doppelten Verbuchung von Eingangsrechnungen und deren Zahlung angelegt worden sein. Es ist die doppelte Kontenanlage (z.B. Fuzzy-Analyse) zu erkennen und bestimmte Stammdaten (z.B. IBAN) zu betrachten.
Verbuchungen zu ungewöhnlichen Zeiten (z.B. am Wochenende, Feiertag, nach Betriebsschluss, …) sind kritisch zu hinterfragen, da diese mit dolosen Handlungen in Beziehung stehen könnten.
In diesem Fall wird, um möglichst wenig Spuren im Rechnungswesen zu hinterlassen, nur die Zahlung verbucht. Diese Vorgangsweise steht üblicherweise im Widerspruch zu den Grundsätzen der Buchführung des Unternehmens. Die Ergebnisse sind äußerst kritisch zu würdigen.